常にポジティブに沖縄の雇用促進のお役に立ちたい、沖縄就職ナビスタッフが「沖縄で働きたい人」を全力で応援!

入社前に知っておきたいビジネスの常識 その3

電話のかけ方

■ダイヤルする前に

相手の会社名や名前、用件をチェック。用件はあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよい。

■いきなり用件に入らない

「~の件でお電話いたしました」とまず前おきを。

用件が多い時は「いまよろしいでしょうか」と相手の都合を確認するくらいの配慮がほしい。

■電話を切る時

ひと呼吸置いて静かに受話器を置く。ガチャンと切るのは感じが悪い、気をつけよう。

電話の受け方

■電話のベルは2回まで

ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取ること。

ベルが3回以上鳴ってから取った時には「お待たせしました」のひと言をそえる。

■「もしもし」は不要

第一声は「はい」と答えてから、会社名、氏名を名乗る。

外線ならば「○○会社の○○部でございます」、内線ならば「○○部の○○でございます」。

■相手を必ず確認する

相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認する。

■挨拶も忘れずに

相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を。

■メモは正確に

相手の会社名、名前、日時は正確にメモ。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないように。

不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握する。

 

★必要な項目を明記したメモ用紙を電話のそばに用意しておくとよい。



入社前に知っておきたいビジネスの常識 その2

ことばづかいの基本

1.依頼する時

「おそれいりますが」で始めて「~をお願いできますか」「~をしていただけませんか」。

2.同意する時

「はい、かしこまりました」「承知いたしました」。

3.ことわる時

「いたしかねます」「わかりかねます」。

「できません」「わかりません」ではあまりに不愛想になる。

4.謝罪する時

「申しわけございません」が最適。

「ごめんなさい」「すいません」は仕事上では不適当。

5.礼を述べる時

「ありがとうございます」「おそれいります」。

 

敬語使いのポイント

呼称を使いわける

1.自分の言い方

「わたくし」が基本。「あたし」「わたし」「ぼく」が通用するのは学生時代まで。

自社の呼称も「うち」ではなく、「わたくしども」あるいは「当社」と言うようにする。

2.相手に対する言い方

「○○君」は同僚に対しても失礼。

役職のない先輩や同僚に対しては「○○さん」、上司に対しては「○○部長」と役職名で呼ぶ。

社外の人や目上の人に「あなた」はタブー。「○○様」と丁寧に。

社外の人に対して社内の人の話をする時は呼び捨てに。

他社の社名には「○○様」と『様』をつけて丁寧に呼ぶ。

3.クライアント企業に対して

「御社」と呼ぶほうが良い

・御社へご提案したい企画がございます。〇日にお伺いしてもよろしいでしょうか

4.自社のことは

「弊社」と呼ぶほうが良い

・弊社の企画をご採用いただき大変感謝しております。

もっと詳しく知りたい、という内定学生は・・・・・

10月18日(土)に研修を行います。



入社前に知っておきたいビジネスの常識 その1

4月から新社会人となる学生の皆さん、

入社前にこれだけは知っておきたいビジネスの常識を連載していきますね。

今回は・・・・・・・

社内マナーの基本

■始業5分前には席にいるのが常識。常に5分前行動

■挨拶は省略しない。 「おはようございます」「失礼します」「お先に失礼します」

■時間にルーズは社会人失格。 遅刻は厳禁

■公私混同はタブー。

■デスクの上は整理整頓。社内の備品は公共物だと心得よ。

■勝手に外出しない。外出するときは上司、もしくは近くの先輩同僚にその旨を伝える。

■ノックをしてから入室。「失礼します」と一言述べて入室する。

 

上司からの指示の受け方

1.指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとで。

2.要点をメモする ※指示を受ける時は必ずメモをとる。

★5W1H

WHATなにを・WHYなぜ・WHENいつ/いつまでに

WHEREどこで・WHOだれが・HOWどうやって

3.カラ返事はしない。できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。

4.最後に復唱して確認。 指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に。

上司への報告の仕方

1.タイミングよく報告

上司に「あれはどうなった?」と聞かれてからでは遅すぎる。

指示事項が完了したらただちに報告する。

ただし、いま話してよいかどうか、上司の都合を聞いてから話し出す。

2.必要とあれば中間報告

仕事が長引く場合は中間報告が絶対必要。

約束の期限までにできそうにない時も、即刻上司に報告をして、指示を受けること。

3.報告は簡潔に

最初に結論を。次に原因、経過の順に述べる。前もって報告事項をまとめる習慣をつけよう。

4.悪いニュースほど早く伝える

仕事でミスした時は素直に間違いを認め、早めに上司に報告をして指示をあおぐ。

仕事が遅れそうな時も同様。期限直前になって「できません」と報告するのでは、相手は対処のしようがない。

もっと詳しく知りたい方は、10月18日に研修を行います。

次回は言葉づかいの常識



沖縄就活サポート部 受講者募集
沖縄の就職情報満載!キャリア募集、新卒募集情報のメルマガ会員
沖縄就職ナビフェイスブック
沖縄就職ナビスタッフが書く沖縄就活コラム
沖縄の就職・転職や、採用・人材育成なら株式会社ジーオフィス

このページのトップへ戻る
スマホ